FAX送受信をメール感覚で行えれば、FAX出社が必要なくなるという点に着目したクラウドFAXシステムです。

従来ならばオンプレミス型のFAX環境構築が必要でしたが、まいと～くCloudを活用することで会社内や各拠点に専用機器を用意する必要がなくなりました。

では、まいと～くCloudではどのようなメリットがあるのでしょうか。

まいと～くCloudはまいと～くCenter Hybridを完全クラウド化したサービス

各拠点で使われているFAX環境をFAXサーバーソフトまいと～く Center Hybridによりペーパーレス化する環境が提供されています。

まいと～く Center Hybridを導入しやすいクラウド化したものが、完全クラウド化されたまいと～くCloudです。

完全クラウド化されたことにより、会社側でアナログ回線・ISDN回線・ひかり電話といった回線を用意する必要がなく、IaaS化された環境でFAX送受信から帳票送受信までをシステム化できます。

社内PBXを用意しなくてもテレワーク環境で会社内にいるかのようにFAX送受信をWEB画面からメールソフトを利用する感覚で使えるわけです。

まいと～くCloud導入に伴う初期費用、月額料金、送信・受信の料金は導入環境次第で変わる

帳票FAXサーバーをクラウド上に構築することから、必要なシステムを個別に見積もり料金設定を行えます。

原則として初期費用は0円で設定できますが、月額利用料金が必要になり超過料金は導入環境により変わります。

回線専有型のみしか従来は取り扱いがありませんでしたが、手軽に導入したい企業向けに回線共有型も登場しています。

実際には様々な組み合わせが存在しますが、よくある導入例として次の3タイプが参考になります。

回線専有型基本料込み＋受信1,000枚＋送信1,000枚＋システム連携が月額40,700円
回線共有型基本料込み＋受信1,000枚＋送信1,000枚が月額35,090円
回線共有型基本料込み＋受信1,000枚が月額22,000円

まいと～くCloudで取得できる電話番号の種類は見積もり次第

まいと～くCloudは既存のFAX環境をクラウド化して業務に役立てるものだからこそ、新たにFAX番号を取得するか既存のFAX番号を同番移行するのか見積もり次第です。

なぜなら、まいと～く Center Hybridでは各支店にFAXモデムを設置しますが、まいと～くCloudでは全体をクラウド上で処理するのでクラウド管理できるか調査しないと分かりません。

また、着信課金番号のように本来の電話番号へ別の電話番号を被せて使う場合が法人では多く、同番移行可能かどうかの判断は個別に行う必要があります。

まいと～くCloudでFAX送信する方法は3種類

完全クラウド化されているFAXシステムだからこそ、メール感覚でFAX送受信を行えます。

中でも多くの利用者が使用しているFAX送信方法は、以下のように3種類あります。

Webブラウザーを使って、管理画面を開いてFAXの送受信とメール添付送信を一元管理する方法が一般的です。

操作画面上から相手先FAX番号を入力して、送信したい原稿を添付ファイルとして付ける手法がシンプルです。

一方、FAX複合機にインターネットFAX機能が付いている機種を使用しているならば、FAX原稿をメールの添付ファイルとしてFAX管理サーバー宛に送信するとまいと～くCloud経由でFAX送信を行えます。

また、PDFやTIFFファイルを添付したメールをFAX管理サーバーへ送信する方法ならば、管理画面へログインしなくても添付ファイルを送信原稿としたFAXイメージを自動生成できます。

まいと～くCloudでFAX受信する方法はメール転送が一般的

FAX管理サーバーで受信したFAX原稿は、自動振り分け機能を設定しておくだけで指定のメールアドレスや別のFAX番号へ自動転送可能です。

各拠点で別運用しているFAX番号へ自動転送する方法ならば、本社で一括受信したFAXを各支店で振り分けなくても自動的に担当部署へ届きます。

メールに添付された文書ファイルが届くので、印刷しなくてもFAX原稿イメージをPCやスマートフォン・タブレット上でそのまま確認できます。

まいと～くCloudの一斉送信は社内ルールを決めて運用する

まいと～くCloudは完全クラウド化されているからこそ、設備の運用をデータセンター側に任せることができますが、FAX送信を行ってから相手先へ届くまでにどれくらいの時間が必要になるのか混雑状況により変わります。

1回線でリトライを含めた平均的なFAX送信時間は約60秒を目安としているので、1時間で60枚程度の原稿をFAXできることになるわけです。

1回線から144回線までまいと～くCloudでは運用可能な回線数を決められるので、管理画面から同報送信を行えばFAX一斉送信が可能ですが、社内で大切なFAXが送信遅延を起こさないためにもルール決めが求められます。

必要に応じて回線数増強も視野に入れつつ、管理者へ問い合わせて確認しながらの運用が望ましいです。

まいと～くCloudは帳票生成が極めて多い受発注業務に適している

海外との取引だけでなく国内でも会社間で受発注が数多く発生する業種で役立ちます。

各種帳票を自動生成して必要事項を書き込み、随時納期回答をスムーズに行えれば注文を多数受けられるはずです。

また、定型の申込書を受付する業務が発生する職種では、受信した申込書をデータ化して随時処理する部署で業務を進められる点が高評価を得ています。

まいと～くCloudのカスタマーサポートは保守サービスで行われる

まいと～くCloudは、平日9：00 ～ 12：00及び13：00 ～ 17：00の時間帯に保守サポートダイヤルをヘルプデスク形式で開設しています。

他の保守サポートはまいと～くクラブにより専用サイトにて提供しているので、会社内のまいと～くCloud管理者または保守技術担当者が同様の事例を基に対処する方法が一般的です。

既に導入済みの他社で発生している同様の事象があれば、随時更新情報として挙がっていて、まいと～くCloudのFAXサーバーや回線に障害が発生していれば随時更新されます。

まいと～くCloudの解約方法は購入先へ連絡する

法人向けのまいと～くCloudは、購入先へ解約希望の書面または電話を行う方法で解約できます。

原則として解約月の前月20日迄に解約申請が行われたものに対して、解約時の注意点や移行作業を含めて案内される仕組みです。

サービスが突然解約となると、会社の業務に支障が出てしまう可能性があるからこそ、事前の連絡と解約意思確認が必要です。

まいと～くCloudと同じクラウド型インターネットFAXを比較して選ぼう

まいと～くCloudは、完全クラウド化されたFAXシステムとして提供されていますが、会社規模や勤務形態によりクラウド化を希望する範囲が変わります。

FAX受信サービスを重視するならば、FNX e-受信FAXサービスによる定額制FAX受信サービスが視野に入るはずです。

また、フリーダイヤルやナビアクセスへの接続を重視するならば、BizFAX スマートキャストが適しています。

一方、受注センター向けに特化しているisanaならば、FAX送信部分だけを自社内に残して受信はインターネットFAXに任せてしまう方法が有効です。