現在、新型コロナウィルス感染拡大により社会を取り巻く状況は大きく変わり、会社でのオフィス業務などもまた大きな変革を迎えています。

その最たるものの一つが出社をせずにインターネットなどを通じて会社の業務をこなす在宅勤務やリモートワーク、総称してテレワークと呼ばれる勤務形態です。

しかしこのテレワークを行っていく上で、FAX業務の存在が一つの障壁になっているとの声もあります。

一体FAXの何が障壁になっているのか、そしてその業務を楽にこなす方法について紹介します。

テレワークで障壁になるFAX業務

現在の日本の企業において、業務の受発注や書類の受け渡しにFAXでのやり取りを主としている企業はまだ多く存在しています。

一方で自宅にFAX専用機を置いている家庭は少なく、自宅だけでは業務を円滑に進めることができず、結果的にFAXのやり取りをするためだけに出社しなければならないといったことも少なくありません。

せっかくインターネットでほとんどの業務はこなせる環境が整えられたのに、そのためだけに完全在宅にはなれないというのはいかにも非効率ですよね。

そのために実質自宅勤務ではないといった悲鳴も多く聞こえてきます。

テレワークでのFAX業務が楽になる方法

自宅にFAXがない場合、他にもコンビニのFAXを利用するなどの方法がありますが、その場合でも家を出てコンビニまで行かなければならず、楽とは言えません。

また送り忘れた書類があった場合や、先方から送られてきたものを受信するタイミングや手間などを考えると、やはり在宅勤務ならではのメリットを十分に享受できているとは言い難いでしょう。

他にも自宅の多機能プリンタなどを利用してパソコンでFAXをやり取りする方法もありますが、そのためにはその機器と、FAX通信をするための電話回線が必要になります。

またどちらの場合にも、FAXは紙媒体でのやり取りが必要になるため、データをプリントアウトしなければならないといった手間もあります。

しかし実は、もっと楽に在宅勤務でFAXを利用できる方法があります。

それが「eFax」と呼ばれるサービスです。

「eFAX」とは

「eFax」とはインターネットを介してFAXのやり取りができるインターネットFAXサービスの一つで、パソコン上でインターネットとつながっているだけでFAXを利用できるとても便利なサービスです。

そして「eFax」はインターネットFAXサービス中でも国内の利用者数が6万人を超える、今最も人気のサービスです。

利用料金が他のインターネットFAXサービスと比較しても安く、ランニングコストを抑えられるといったメリットや、専用アプリによってスマホからも使いやすいというメリットがあります。

また送受受信に紙である必要がなくなるため、例えばPDFファイルなどを送信するためにわざわざプリントアウトするといった手間・コストを省くことができます。

eFAX導入によって変化するテレワーク

eFAXの利用には電話回線や専用機が必要なく、インターネット回線とパソコンがあれば、あとは基本的に契約するだけでFAXの利用が可能になります。

つまりこれまでインターネット上で行ってきた書類のやりとりとほぼ同じ形で、FAXもやり取りをすることができるようになるのです。

具体的なサービスの流れとしては、まず契約した時点でeFAX側から専用のFAX番号が発行され、これが自分の使うFAX番号となります。

やりとりはメールを使って行われ、自分が受信する場合には、相手方から送られたFAXがeFAX側でPDFに変換され、添付ファイルとしてメールで送られてきます。

送信する場合には相手側のFAX番号を含んだeFAXのメールアドレス宛に必要なファイルを添付して送信すると、ファイルがeFAX側でデータに変換されて相手側にFAXとして送信されるという仕組みです。

これまで面倒だったFAXの送受信がほとんどメールでの送受信と変わらなくなり、送信のためのプリントアウトなどの手間も無くなります。

また受信したファイルをそのままパソコンに保存しておけるなど、管理も格段に楽になります。

このように、これまで煩雑でコストもかかり、在宅勤務を行う上で障壁となっていたFAXのやり取りですが、eFAXの導入により格段に楽になることがわかっていただけだでしょうか。

興味を持たれましたら、ぜひ一度試してみてください。