小売店へ自社製品の卸をおこなっているので、毎朝取引先から注文のFAXが入ります。

注文用紙は取引先ごとにバラバラで、発注単位もしかり。

販売終了した商品を注文してきたり、最低注文数を割っていたりといったことがあります。

それらを修正して、よろしいですか？と確認のFAXを送ります。

また内容に間違いがない場合でも、取引先によっては必ず納品日をお知らせしないといけないので、ほとんどすべての注文に対して再FAXが必須です。

小売店とのFAXのやり取りで困ること

そのとき困るのが、送信元のFAX番号を本文に記載しない、または受信したFAXに送信元の番号が印字されないよう、相手方で設定されている場合です。

こちらはいくつもある取引先のFAX番号なんていちいち暗記している訳はありません。

なので、業務システムに登録しているFAX番号を調べて、メモして、メモをもってFAXの前まで行かないといけません。

この作業が、簡単なことのようでいて、地味に面倒くさいのです。

大手企業とのFAXのやり取りは相手のルールに合わせるのが大変

特に相手が大手の企業の場合、注文は本社からFAXがくるのに、納品日の回答は納品先の店舗へFAXしないといけない、などというややこしいケースもあります。

入社したばかりの頃の私はそれを知らず、再FAXを受け取った本社の方からお怒りのFAXをいただきました。

返信先が書いてなければ、発信元の番号に再FAXするのが普通ではないかと思うのですが、取引先、それも大企業様のルールには絶対従わないといけないのが零細企業の悲しいところです。

またFAXを送ったはずが相手から受け取ってないといわれる場合やその逆もよく起こるので、受け取ったらすぐ再FAXする、またFAXを送ったら必ず送信済みのチェックをつけておくなど、気を遣うことも多いです。

インターネットFAXだと、メールでFAXを受信できるので、送信履歴も残しやすいし便利じゃないのかなーと思います。

ただ使いこなせるかどうか判らないので、導入に踏み切るまでは長くかかりそうです。