私は法人向け倉庫で、機密文書を保管及び破棄する職業に就いています。

私は契約社員で、職種は一般事務としてお客様の依頼の受けつけと電話対応を担当しています。

FAXで自社システム以外からの入出庫の依頼を受け付け

本来私の事業所では、ウェブ上の自社システムから入出庫の依頼を受け付けることが中心となっています。

しかし何か理由があってシステムが使えなかった場合は、FAXにてご依頼を承っています。

依頼用紙というものがあるので、その入力欄に入出庫したい文書箱の管理番号を一つ一つ入力なり手書きなりしてもらっていました。

FAXはシステムからの依頼と同じように、手元にしっかりとお客様が入力した依頼文が残るので依頼のミスを減らすというメリットがあります。

月にやり取りするFAXは、200枚程度

月にやり取りするFAXは、私の担当分だけでも80枚程度です。

ですので、事業所全体での送受信件数を考えると200枚程度にはなると考えられます。

使用しているFAXは専用機です。

FAXの送受信を専門に行っています。

スキャナやコピー機としての機能も持っていますが、こちらの使用頻度はそれほど高くありません。

FAXにかかる1ヶ月辺りのコストは、諸費合わせておよそ60000円ほどだと思われます。

FAXで一番良く使う機能

一番良く使う機能はよく使う宛先のショートカットを登録しておいて、ワンボタンでその宛先にFAXを送るというものです。

大量の用紙を印刷している時に適切な大きさの紙がなくなると、印刷の作業中断をせずにそのまま別の大きさの用紙を自動的に使用してしまうことが改善点です。

メールでFAXをやり取りできるサービスはとても便利

メールでFAXをやり取りできるサービスはとても便利で、複数の箇所の倉庫に作業員がいるこの業務に適していると思います。

事業所に届くFAXをその場にいる事務員だけではなく各倉庫の作業員だったり、出先にいる職員なども確認しやすくなるという点は、仕事を円滑かつ的確にこなす可能性を増やすことが予想されます。