オンラインFAX サービスで不動産ビジネスをもっと効率よくコストをカットする 5 つの方法
目次
- テクノロジーを活用して時間を生み出し、コストを削減する
- オンライン FAX サービスが不動産ビジネスを変革する 5 つの方法をご紹介します
- オンライン FAX の利点をさらにいくつか紹介します – 参考までに
- 結論は何ですか? バーチャル FAX は不動産ビジネスにとって実際にどのような意味を持ちますか?
不動産業界は増大するプレッシャーに直面しています。
利益率の低下、消費者心理の変化、メディアの誇大報道などにより、ビジネス プロセスが注目を浴びていることでしょう。
そして、コストメリットをもたらす効率性を見つけることが急務となっています。
書類はすべての不動産取引の基礎となります。
住宅の売買、賃貸は厳しく規制されており、あらゆる取引の進行は署名された法的文書に依存しています。
FAX は何十年もの間、これを行う方法として受け入れられてきました。
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文書 (およびその文書の伝達) はすべての不動産ビジネスの中心となるため、文書の処理方法の改善を模索するのは当然のことです。
テクノロジーを活用して時間を生み出し、コストを削減する
オンライン FAX サービスは、クラウド コンピューティングの可能性を活用しながらも、従来の方法で消費者のニーズを満たします。
また、エージェントが外出して標準時間外に働いている不動産ビジネスにとって、オフィスの FAX 機の制限に縛られるのは現実的ではありません。
オンラインFAX サービスは、おそらく考えもしなかった方法でビジネスを変革する可能性があります。
FAX プロセスを簡素化するだけではありません。
従来のコミュニケーション ツールに機能と利便性を追加することでもあります。
オンラインで FAX を送信するのはこれまでにないほど簡単です。
話し中の信号、紙詰まり、FAX の紛失などは忘れてください。
デスクトップ、タブレット、またはスマートフォンから通常の FAX 機に FAX を送信すると、宛先に届くことがわかります。
インターネット接続がある限り (最近はインターネット接続がない人もいますが)、ビジネスを続けることができます。
ファックスの受信も同様に簡単です。
電子メールを受信するのとほぼ同じ方法で、デスクトップ、タブレット、またはスマートフォンで受信できます。
実際、最高のオンライン FAX は、電子メール アプリとまったく同じように機能するFAX アプリを提供していますが、FAX 専用です。
オンライン FAX サービスが不動産ビジネスを変革する 5 つの方法をご紹介します
1. サービス レベルの向上 – 顧客と関係者から報酬が得られます
最近、顧客がより多くのことを期待していることは疑いの余地がありません。彼らは、ニーズに応え、より良いサービスと迅速な対応を提供してくれる企業と取引したいと考えています。明らかに、ビジネスのペースは変化しています。では、なぜ私たちはまだファックス機の前で署名された文書を待っているのでしょうか?
不動産業界は特殊です。それぞれの不動産取引には、顧客だけでなく利害関係者も関わっています。銀行や弁護士から建設業者や不動産開発者（そしてその間のあらゆるもの）まで、情報を迅速に伝達し、情報を処理できるかどうかが進歩にかかっています。
そのため、完全にオンラインの afax サービスを使用すると、これらのコミュニケーション チャネルをより適切に管理できるようになります。オンライン FAX サービスに切り替えることで、外出先で電話に出て、より多くの物件情報を入手できるようになります。FAX を見逃したり、送信できなくなったりする心配はありません。また、外出先でも携帯電話を使って合法的に書類に署名したり FAX で送信したりすることができます。
スマートフォンやタブレット上にドキュメントや情報があれば、より迅速に対応でき、クライアントからの問い合わせにすぐに答えることができます。これにより、顧客や関係者のエクスペリエンスが向上し、他のエージェントとの差別化が図られます。こうした関係を構築することが、口コミによる紹介やリピート ビジネスの鍵となります。不動産業者にとって成功をもたらすもの。
2. Reduce costs – save thousands by switching
Switching to an online fax service could save you thousands. You can return these expenses to your bottom line immediately:
● Purchase of new fax machines
● Additional phone line rental
● Fax consumables (toner and paper)
● Repairs and maintenance
But there are also costs to your business that go beyond the price of consumables. For example, the time burden associated with traditional faxing can have a huge impact. Whether it’s waiting for faxes, calling telcos when the line is down, or arranging repairs and maintenance, it’s a considerable imposition on your real estate agency team. It also means the process of selling or leasing a home can only move as fast as the traditional fax system allows.
Time is money. Don’t accept fax machine glitches and document delays as the status quo any longer. Switch to online fax service, get your documents straight away and take immediate action so you can get deals done sooner.
3. Save time – put the focus back on your core business
By digitising your major communication channel, you’re in the position of giving yourself and your staff the opportunity to focus on your core business – and that’s getting houses sold or leased.
Efficiency will be the name of the game with an online fax service. No more phone tag or follow up. Agents can focus on sales instead of chasing faxes and coordinating with admin. Admin staff can focus on support instead of sending, filing and retrieving paper documents. And no one will be on the phone to telcos or IT support staff.
Online fax is also a great way to get your less tech-savvy (aka tech-resistant) team members on the technology bandwagon. It’s easy to use, relevant to their daily jobs, and will save them bucketloads of time. So – perhaps for the first time ever – they’ll see the benefits of technology, and how it can improve their work, and will be more likely to be open to it in other areas. The time benefits of this will flow across your entire organisation.
4. Streamline office processes – remove the need for paper shuffling
In an industry where most of your processes are dominated by paperwork, getting rid of the paper shuffle in your office has an immediate impact.
No need to print, file or store – you can receive, sign, and send faxes from your desktop, tablet, or smartphone. And all your faxes will be saved securely in cloud storage so you can always access them when needed.
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5. Seamless integration – Keep up with new technology
It’s widely known that traditional fax machines don’t play well with the NBN™. You simply can’t use them to send or receive faxes over the NBN™. (If you’ve already switched over to the NBN™, you’ll know just what we’re talking about.) This can have a considerable impact on a business like yours that relies on documentation to get things done.
If the NBN™ is yet to roll out in your area, you’re in luck. Switching to an online fax service before the rollout means you can keep the same fax number you’ve had for years. It’s called porting and it means a seamless change for your business. No need to notify customers or change paperwork and signage, it’s the simplest way to make a change.
However, changing over to an online fax service takes time. It may take 8 – 12 weeks to port an existing number, no matter who your provider is. And if you get the NBN™ before you port – or even while you’re porting – your existing fax number will be cancelled, and you’ll have to jump through all sorts of hoops to get it back. So if the NBN™ is coming to your area soon, don’t muck around…
Here are a few more online fax benefits – just for good measure
Document management – digitise your records.
Remove the labor-intensive exercise of collating, filing, and storing faxed documents. Your online faxes will be saved securely in the cloud ready for you to access anywhere and anytime—no need to wait until you’re back in the office.
Compliance and confidentiality
あなたは高度に規制された業界にいますが、依然として機密情報を含む膨大な量の文書が必要です。
オンライン FAX サービスは、プライベートで安全な状態を保ちながら、必要なときにすばやく簡単に見つけることができます。
環境への責任
オフィスのペーパーレス化について考えているなら、FAX がもたらす大量の書類に対処する 1 つの方法を以下に示します。
オンライン FAX サービスに切り替えることで、用紙や消耗品を節約できます。
優れたオンライン FAX サービスの特徴
肝心なことは、オンライン FAX サービスを選択するときにこれらの機能を探すことが重要です。
● 既存の従来の FAX 番号を移植する機能 (無料)
● 従来の FAX 機との間で FAX を送受信できる機能
● スマートフォン アプリでいつでも FAX にアクセスできるようにする (メール アプリと同じように機能しますが、FAX 専用です)
● デスクトップまたはスマートフォンからデジタル署名して FAX を送信する機能
● 電子メールでは送信できない大きなファイルを送信します。
結論は何ですか? バーチャル FAX は不動産ビジネスにとって実際にどのような意味を持ちますか?
一言で言えば…生産性が向上します。
待ち時間が減ります。
取引は完了します。
もっと家が売れるでしょう。
さらに多くの物件を借りることになります。
ビジネスをより迅速かつ簡単にすることで、競合他社との差別化を図ります。
業務を合理化して、あなたとスタッフが本業に集中できるようにしたい場合は、eFax を検討してください。
私たちはこれ以外にもさまざまなことができます。
私たちにご相談ください。
FAX プロセスを簡素化し、完全にオンラインにする方法をご案内いたします。
まだ質問がありますか?
eFax は NBN™ と互換性があり、今後のテクノロジーに対しても将来性を備えています。
eFax を使用すると、最初から既存の番号を使い続けることができるため、NBN™ にスムーズに移行できます。
eFax のオンライン FAX サービスはハードウェアを必要としないため、あらゆるビジネスに即座にシームレスに導入できます。
オーストラリアの企業に安全で信頼性の高いオンライン FAX ソリューションを提供するプロバイダーとしては、eFax 以外に探す必要はありません。
eFax があなたのビジネスにどのような効果をもたらすかを確認するには、30 日間の無料トライアルを開始してください。
ipadで簡単で格安にFAXの送受信ができる方法です。
自宅にFAXはないけれど、ipadなら持っているという場合や、ipadに入っているデータを定期的にFAX送信したい、またはデータ受信したいという場合には、その希望を叶える方法があります。
それは、fax050.jpというサイトと契約してFAXを簡単で気軽に送受信する方法です。
fax050.jpは3タイプの契約方法があります。
フリープランは維持費が最も安いタイプで月々使用料は0円です。
こちらはFAX送信のみ可能なプランで送信ごとに料金がかかります。1枚に対して25ポイント必要となります。1ポイント、1円換算なので25ポイントは25円です。
FAX受信もしたいという場合は専用のFAX番号も貰えるスタンダートプランになります。
月々500円の維持費用で、1枚に対して送信料は20円で、受信は無料で行えます。
受信専用で使う場合は月々500円の維持費のみでお得に利用できてしまいます。
事業として本格的にFAX送信を行いたいという場合はビジネスプランもあります。
こちらは応相談となっており、個別で使用料金の相談を取って頂ける形です。
いずれのプランの場合も初期費用は無料となっています。
ipadからの利用方法は簡単で、カメラロールの画像をアップロードする形でwebブラウザや専用のアプリからFAX送信する事ができます。
FAX受信の場合は到着したFAXを画像という形で受信できて、保存も可能なので大変便利です。
その他にipadでFAXを利用する方法としては、月々約1500円で150枚分のFAXを送受信ができるeFaxや加入者同士なら送受信が無料というメッセージプラスというサービスもあります。
このように、iPadを使えば簡単にFAXの送受信が行えます。
いろんなサービスを検討してFAXの送受信を快適に行ってみてください。
ホテルの予約のためにスロバキアにFAXを送信しました
スロバキア経由でポーランドに仕事関係で行く用事があったので、ブラティスラヴァ市内で安いホテルを予約するのに、自宅からスロバキアにFAXを送りました。
私はチェコに短期間ですが留学経験があるので、チェコ語が話せます。スロバキアにはそれほど詳しくなかったのですが、かつては同じ国だったので、事情はだいたい同じであることを知っていました。
首都では大きなホテルは高いですが、現地の事情を知っていれば安宿はいくつもあります。
ただ安宿の場合、急に行って泊まれないこともあるので、事前に予約しておこうと思ったのです。現地到着が夜だったので、安全のためでした。
我が家ではインターネットの接続サービスでIP電話を導入していますが、確かIP電話経由で海外への電話はできない？という記憶があったので、普通にNTT回線での発信でFAX送信しました。
まず「0033-010」、次にスロバキアの国番号「421」、そしてブラティスラヴァの市外局番から0をとった番号「2」、最後にホテルのFAX番号「5***-****7」を入力しました。
欧米では電話番号の標記に「+421 2 ********」というふうに「＋」という記号を使う習慣があります。近年は日本でも一般的に知られるようになってきましたが、この「+」に続く番号は国番号を表しています。
また、国番号を標記している場合、市外局番から「0」を引いて表しています。日本から電話をかける際にはこの標記のまま入力すればいいですが、現地に行って電話をかける際には国番号は必要なくなり、かわりに市外局番の頭に「0」をつけなければなりません。
しかし、我が家からのFAXは一発で届きませんでした。
最初は接続した感じがあるのですが、相手側からのピーヒョロロの応答がないまま切れてしまう、という現象が2度あったので、仕方なく電話をして「ファックスおくるぞ」と告げ、改めて送りなおしたら成功しました。
電話とFAXが切り替え式の共有タイプだったのです。
主要な国へのFAX送信ではあまりトラブルは発生しませんが、マイナーな国への送信にはいろいろトラブルがあります。
ホテルでさえそうです。旧式の感熱紙タイプのFAXを使っているところはまだまだ多く、回線事情も不安定です。送信には根気が必要なことも多く、できるなら現地の言葉が話せることが望ましいです。