建築資材の会社で事務をしていた当時、客先からの注文や、仕入先への発注はすべてFAXで行っていました。

客先が会社のシステムで印刷した注文書をFAXで送ってくるので、そこに納品日と単価を記入してFAXで返信をするといった流れです。

仕入先に発注するときは私が同じことを仕入先に向けて行います。

見積りや問い合わせもすべてFAXでした。

使用していたFAX機は、RICOHのMP C4500

使用していたのはRICOHのMP C4500 です。

プリンタ・スキャナ・コピー・FAXの複合型です。

ネットFAXの機能もあったようですが、業務内容に合わなかったのか使うことはなかったです。

FAXでの対応は古いしエコじゃないと思いますが・・・

最近の物流業界ではインターネットで見積もりや注文をできるのが当たり前です。

なので、FAXでの対応は古いしエコじゃないなと常に感じていました。

しかし材料の図面などを送ることが多いです。

そのため、視覚的にわかりやすく、手に取って扱えるFAXが根強く残っていたようです。

FAXの注文の問題点

しかしFAXでの注文には問題点がいくつかありました。

まず客先が送ったと言う注文FAXが届いていないケースが、かなりの頻度で起こります。

「送った」「届いてない」の言い合いです。

原因のほとんどは、届いていたが他の書類に紛れてしまっていた、もしくは客先の送り漏れや送り間違いです。

インターネット注文だったらこんなことはないのに…とよく思っていました。

印字がうまくいかない事象も

また、客先との回線の相性が悪いと印字がうまくいかない事象もたまに起こります。

客先に丁寧に謝りながら送り直してもらっていました。

そういった点は可能であれば改善してほしいです。

インターネットFAXは、便利だと思います。

事務所に届いたFAXは出先の営業には見られません。

ですので、届いたFAXの写真を撮ってLINEで送るという作業を1日に何度も行っていました。

出先の営業がFAXの送受信をしたり内容の確認が出来たら、業務効率が飛躍的に上がります。

図面をPDF等にしてメールで送るのは何かと時間が掛かるので、efaxのようなインターネットファックスを使えると便利だと思います。