うちの不動産会社の店舗は政令指定都市の中心にあります。

近くには病院や専門学校などが多くありました。

そのため、引っ越しシーズンとなると多くのお客様を対応します。

お店自体はそれほど広くなく、15坪程度でマンションの1階にあります。

従業員は4名です。

他にも店舗はありますが、うちは賃貸メイン

他にも近隣に店舗があります。

が、こちらの店舗は賃貸をメインとして営業をしていました。

売買のお客様もいらっしゃいましたが、そうした方は別店舗のスタッフに対応していただいています。

当店舗のスタッフの業務は、管理物件のホームページ掲載、お客様の案内や契約に関する事務作業等、賃貸に関わる業務を一通りこなす形となります。

不動産会社でFAXを使うのは

契約時には書類のやりとりが多くなるのです。

が、自社間や他業種との送受信はFAXがほとんどです。

メールでの送受信もあることはあります。

担当者が対応できない場合は確認できないことがあります。

FAXは担当者が不在でも、店舗にいるスタッフがすぐに確認できるので、その点はメリットの一つです。

FAXがサーバー内にPDFとして保存される

当店の場合はFAXがサーバー内にPDFとして保存されるので、他のスタッフと情報の共有ができています。

不便と感じる点

逆に不便と感じる点は、個人としてのFAXでの利用率が低くなっていることです。

若年層はFAXを利用することが少ないです。

なので、お客様の中にはメールでのやり取りのみになることがあります。

送受信の手間を考えると、FAXのほうが楽

送受信の手間を考えると、FAXのほうが楽だと感じることも多くあります。

お客様の方もデータを印刷して、そこに記入してからまたデータ化をしてとお手数をかけることも多くありました。

個人での所有ではないのでコンビニから送ってもらうことがほとんどでした。

スタッフ間での情報の共有という点ではFAXが一番です。

メールだと他のものに埋もれてしまうこともありますし、全員が見ることができるため、見落としが少なくなります。

字が潰れて見にくくなることがどうしてもありますが、その際はデータ化してメールで受信するようにしています。

FAXは、メンテが必要な点が面倒

機械はどうしてもメンテナンスが必要になります。

トナーカートリッジの交換は必要です。

また、PDFの保存先としてのサーバーとの接続など、業者でないと分からないことが多くあります。

修理までに時間がかかってしまうと、どうしても不便さを感じますが、そこは仕方ない点です。

他の業者ではスマホやタブレットでFAXの送受信をしている

他の業者ではスマホやタブレットでFAXの送受信をしているところもありました。

すぐに受信の確認をできるのは大きなメリットです。

繁忙期の人気物件は競争率が高いです。

申込書の送信が数分遅れてしまったために契約ができなかったこともありました。

お客様にその場で記入していただき、すぐにFAXがスマホ、タブレットで送信できるのは手間が少なくなることもあり、導入を検討する価値のある機能です。