FAXサーバーを導入すれば業務効率の改善とコスト削減を実現できます。
FAXサーバーとは、LANを経由してファクシミリのデータを送受信・保存するサーバーのことです。
送ったデータは電話回線を通じてFAXサーバーから受信者に届けられます。FAXの機能を仮想的に実現することができるため、近年では多くの企業が導入している傾向が見られます。
FAXサーバーの利点は、本来紙媒体であるFAXをペーパーレスに利用できる点にあります。FAXサーバーから送られてくるデータは電子メールを活用して画像データとして受信することもできるため、余分な印刷代がかかりません。
FAXのデジタル化により、会社の経費節約・業務効率アップに大変重宝します。
FAXサーバーを構築するためには、Windows、Linux系のPCサーバーやFAXモデムなどのハードウェア、サーバーライセンスなどが必要になります。
もちろん導入コストはかかりますが、そこまで大掛かりなシステムでもないため短期間での設置が可能です。
また、コンピュータにはFAXサーバー用のソフトウェアをインストールする必要があります。多くのソフトが流通していますが、シェア率の高さで選ぶなら、MultiPortFAX4Pro（MPF4）、STARFAX Engine、ライトニングFAXの三種類が挙げられます。
ちなみに、自らFAXサーバーを導入しなくても、他社のFAXサーバーで「インターネットFAXサービス」を利用するという手もあります。eFaxはその最たる例です。
しかし、FAXサーバーを自社に構築した方が重要な情報を管理しやすいというメリットがありますし、万一サーバーがダウンしてしまった時でも迅速に対応できる強みもあります。
誤送信などの情報漏洩を防ぎセキュリティを向上させるFAXサーバー
FAXサーバーとは人力でFAX操作を行う際に起こりがちな誤送信などを防ぐことができるサーバーです。
現代において企業からの情報漏洩は致命傷となりうる重大な事案ですので、FAXサーバーを導入することにより自動的にセキュリティ対策を施すことができます。
これまでのような紙を用いたFAXですと、印字された紙の廃棄の方法などによっては社外に発注内容などが漏れたり、一般家庭のFAXへ注文書を送ってしまったりということが起きてしまいます。
FAXサーバーの構築には必要なスペックを備えたパソコンを用意し、FAXモデムも必要となります。さらに回線数に応じて各社より販売されているソフトのライセンスを購入しますが、スペックを満たしたFAX機やパソコンはこれまで使用していたものをそのまま流用することもできます。
FAXサーバーとして株式会社ハンモックの「DEFACT FAXサーバー」や日本ワムネット株式会社の「MultiPortFAX 4 Pro.」、そしてメガソフト株式会社の「STARFAX Server SDK」などが挙げられます。
FAXサーバーの利点は小売業などにおいて複数のFAX回線を取り扱う場合もFAX管理を集約できるとともに、ペーパーレス化を進めコストカットを図ることが可能という点です。
efaxなどのインターネットFAXサービスと比較をすると、やはりセキュリティが強固になることが利点です。
たとえば、これまでの送信履歴から送信先が間違っていないかを自動的に判断したり、社内の複数台にわたるFAX機を一台のサーバーパソコンで管理ができたりします。
さらに会社へ届いたFAXを自動的に振り分けをすることにより業務の効率化へとつながります。
FAXサーバーを導入することで、業務の効率化や経費削減を実現できます。
FAXサーバーとは、パソコン上でFAXの送受信やデータの管理を行えるシステムのことです。
FAX機そのものの設置や、FAXごとに専用の電話回線が必要ないため、FAX機とデスクとを往復する手間がかからず、ペーパーレス化によって資源の節約にもつながるという利点があります。
また、外出先から携帯を使って受信したFAXの内容を確認したり、送信することも可能となっています。オフィスへ戻る必要がなく、大幅に仕事が効率化するという利点もあります。
FAXサーバーのシステムを構築するには、まず専用のシステムサーバーをオフィスに設置します。
このシステムサーバーをLANによってそれぞれのPCに接続し、メール画面から操作できるよう設定すればFAXの送受信が可能になります。相手先からのFAXは電話回線を通じて受信するため、取引先に特別な操作をしてもらう必要もありません。
efaxもFAXの送受信をインターネットで行えるサービスですが、FAXサーバーとefaxとの一番の違いは、やはりFAX機やFAX専用回線を必要としないという点にあります。
efaxは、FAX機や回線にかかるコストを全て省くことができるため、経費削減にもつながるわけです。
FAXサーバーを構築するためのソフトには、ハンモックが提供するDEFACTシリーズや、メガソフトのSTARFAX、富士通のFaxFactoryなどがあります。
基本的な構築システムに大きな違いはありませんが、対応できる回線の数などがそれぞれ異なるほか、他製品と連携してさらなる効率化を図れるものもあります。