近年、働き方改革や感染症対策の一環として、テレワークの導入が急速に進んでいます。

しかし、業務のデジタル化が進む中でも、FAXの利用が必要とされるケースは依然として多いです。

テレワーク環境下ではFAXの送受信に関する課題が浮き彫りになっています。

テレワークにおけるFAXの課題を整理し、インターネットFAXを活用した解決策について詳しく解説します。

テレワークにおけるFAXの課題

テレワークにおけるFAXの課題についてです。

FAX機への物理的依存

従来のFAXは専用のFAX機を用いて送受信を行うため、オフィスに出勤しなければFAXの確認や送信ができません。

テレワークを実施している従業員がFAXを利用する場合、オフィスに出勤せざるを得ない状況が発生し、リモートワークのメリットが損なわれてしまいます。

ペーパーレス化の遅れ

FAXは紙に印刷して送受信するのが一般的であり、紙の使用量が増える要因となります。

テレワークの推進とともにペーパーレス化が求められる中、FAXの利用がこの流れに逆行していることが課題となります。

コストの問題

従来型のFAX機は、用紙代やインク・トナー代のほか、FAX機の維持管理費や電話回線の基本料金がかかります。

さらに、FAXのために従業員がオフィスに出社する場合、交通費や時間的コストも発生します。

セキュリティリスク

FAXは送信先を誤ると誤送信が発生し、機密情報の漏えいにつながる可能性があります。

また、オフィスに放置された受信FAXが第三者に閲覧されるリスクもあります。

テレワーク環境では、オフィスにいない従業員がFAXの内容を即座に確認できないため、情報漏えいのリスクが高まることも考えられます。

業務効率の低下

FAXを送信する際、書類を印刷し、手作業でFAX機にセットし、送信後に受信確認を行うなどの手順が必要です。

また、受信FAXをデジタル化して共有する場合、スキャン作業が必要となります。

これらの作業が、業務効率を低下させる要因となります。

インターネットFAXによる解決策

インターネットFAX（クラウドFAXとも呼ばれる）は、インターネットを利用してFAXの送受信を行うサービスです。

専用のFAX機や固定電話回線を必要とせず、PCやスマートフォン、タブレットからFAXの送受信が可能となります。

物理的制約の解消

インターネットFAXを利用すれば、FAXの送受信がクラウド上で完結するため、オフィスにいなくてもFAXを確認・送信できます。

テレワークを行う従業員も、自宅や外出先からスムーズにFAXを利用できるため、業務の柔軟性が向上します。

ペーパーレス化の推進

インターネットFAXは、送受信データを電子ファイル（PDFや画像ファイル）として管理できるため、紙の使用を大幅に削減できます。

これにより、ペーパーレス化を促進し、環境負荷の軽減や書類管理の効率化が可能となります。

コスト削減

インターネットFAXは、FAX機や電話回線が不要となるため、機器購入費や維持費が不要になります。

また、紙やインク代も削減でき、コストの削減につながります。

セキュリティの向上

インターネットFAXは、暗号化通信やアクセス制限などのセキュリティ対策が施されていることが多く、従来のFAXよりも安全に機密情報を取り扱うことができます。

業務効率の向上

インターネットFAXでは、受信したFAXが自動的にPDFファイルとして保存され、メールやクラウドストレージと連携して簡単に共有できます。

テレワークでFAXが必要ならインターネットFAXを活用

テレワークの普及に伴い、従来型のFAXがもたらす課題は深刻化しています。

しかし、インターネットFAXを活用することで、物理的制約の解消、ペーパーレス化、コスト削減、セキュリティの向上、業務効率の改善といった多くのメリットを享受することが可能です。

緊急事態宣言が始まり、私の勤め先でも在宅勤務が始まりました。

会社の所在地は東京都心部、業種内容は全国の得意先様への卸売業です。

卸売業の在宅ワーク前のお仕事状況

卸売業ですので、

• 得意先様への見積
• 注文書
• 注文請書
• 納期回答
• 請求明細

等々のやり取りを、すべてFAXでやり取りをしています。

また、消耗品のなども扱ってるため、１日の送受信件数だけでも１人あたり５０件近くは処理する必要がありました。

目標出社率を20％、当番の日を決めFAXに対応

緊急事態宣言の影響で、私の会社では目標出社率を20％と設定。

そうすると、各自が出社できる日が、週１日のみの、それ以外は在宅勤務となりました。

そこで、社内で決めたのが、輪番出社の体制を取ることにしました。

 
当番が出社していれば、電話の応対は出来る。

FAX受信の処理は、担当者へスキャンしてメールで送る。

FAX送信は当番の方に原稿をメールで送り、FAX送信をしてもらうというルールを決めました。

出社してる人は、1日中FAX対応に追われることに

しかし、実際、これを始めてみると、非常に大変でした。

出社している人数が少ないです。

なので、出社している人は、一日中、FAX対応になりました。

 
FAX受信したものをスキャンして、担当者へメールを送る。

あと出社できない人の変わりにＦＡＸ送付をする。

その合間を見て電話応対をする。

 

このような状態となり、実質、自分の仕事には、一切、手が付けられる状態ではありませんでした。

在宅勤務、リモートワークの弊害がもろに出ました

このような状態でしたので、日常の業務が回りません。

FAXでの受発注が遅延したり、納期回答が遅れてしまったりと、大分、得意先様からもお叱りを受けました。

特に、地方の得意先様は、東京都の緊急事態宣言の状況などを理解していないようで、説明に苦慮しました。

最近は、緊急事態宣言の影響が、マスコミを通じて報道され続けてますので、得意先様は理解を頂いてますが、当初は苦労しました。

FAXが無くなるのはまだまだ時間が掛ります。

それであれば、FAXがメールで届く「efax」のようなサービスを早めに導入しておけばよかったと思います。