私は外資系企業の日本支店に勤務していたので、アメリカの本社に何度もFAXを送信したことがあります。

私の仕事は財務会計で、四半期ごとの予算会議の為のプレゼンテーションチャートを作成することでした。

日本で会議を行う場合、直前までチャートを見直して数字やデザインを変更することが多く、直接仕上がったチャートをFAXでアメリカに送り、上司の承諾を得た上で日本サイドのマネージャーに渡していました。

FAXを送信したのは全て会社のFAXマシンからでした。番号入力は簡単で、「事業者番号　- 010 – 国番号 – 本社の番号」でした。

特に事業者登録をしていなかったので、一番安心なKDDを使用していました。本社はフィラデルフィアにあったので、実際の入力方法は「001-010-1-215-3XX-XXXX」です。

FAXはほぼ届きましたが、たまに混戦して途中で断線してしまったり、相手側の紙が足りなくて届かない時もありました。

海外のオフィスにFAXを送る際には、相手側が夜中の時が一番回線が空いていて送り易いです。
但しFAX用紙が足りなくて送信できないこともありますので、予めFAXを送ることを伝えておきましょう。

海外向けのFAXには必ずカバーシートを付けて送りましょう、受け取り側も仕分けがし易くなります。全ての用紙に連番を付けておく事も必要です。

ボールペンは消えてしまうことがあるので、マジックでしっかり書きましょう。また、用紙の頭の方は欠けてしまうことがあるので、ギリギリのものは少し縮小することがお勧めです。

FAXは自分には関係ないと放置されてしまうことがあるので、送ったら必ずメールで連絡をしましょう。