地方の公共施設で働いています。

施設の管理上、各専門業者とのやり取りが必要な場合が数多く発生してきます。

電気系統や水道設備、冷温水装置や周辺の樹木まで様々な業種の専門業者にそれぞれ仕事を依頼しています。

相手が不在なことが多い業者さんばかり

各業者で私どもの施設の業務を主に担当している方は営業職を兼務している方が多かったりします。

また、常に現場に出ている方が多かったりと、相手方の会社に電話で連絡してもなかなか本人がつかまらないのが実情です。

 

各業者ともメールでのやり取りも可能のようです。

地方では担当者の年齢が高くなればなるほどメールに不慣れだったり、出先にいることが多いです。

会社で机に座っている時間が極端に少ないなど、なかなか連絡が取れないことも多くあります。

相手が不在時に便利なのはFAXです。

そんな時に便利なのがＦＡＸです。

ＦＡＸであれば紙媒体ですので、社に戻った時に机上に用紙が上がっていれば気づいてくれます。

施設的な細かな内容を会社の事務の人に話して伝言を依頼するとなると大変な労力となります。

が、ＦＡＸであればこちらが多少文章化するのに苦労するくらいで相手方には直接要件を伝えることができます。

また、仕事を依頼するだけでなく、中には苦情めいた案件もあります。

仕事を断らなければならない案件も出てきますが、直接ではなくＦＡＸで連絡することにより、両者とも気まずい雰囲気で連絡を取り合う事を避ける効果も期待できます。

ＦＡＸが一番確実な方法です。

まだまだ地方の中小企業ではメールでのやり取りというのが一般化していないのが実情です。

そのためＦＡＸでのやり取りが多くなっていて一番確実な方法であるとも言えます。

ただ、スマホの時代になって、徐々に外出先でもFAXの送受信ができるインターネットFAXを取り入れる会社も増えてきました。